Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Hier findest du einen Vorschlag zur Vorgehensweise, um so schnell wie möglich mehr Freiraum für dich zu schaffen.

Auf dieser Seite findest du einen unverbindlichen Vorschlag, wie wir unsere gemeinsame Arbeit effizient gestalten können.

Zuerst aber ein kleiner Hinweis: Du solltest dir auch von Anfang an bewusst sein, dass eine effektive und erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistent ein wenig Zeit für Einarbeitung, Abstimmung und Organisation benötigt. Deswegen macht ein Virtueller Assistent insbesondere dann Sinn, wenn du eine langfristige Kooperation anstrebst.

Das folgende Vorgehen hat sich dabei bereits bei zahlreichen Freelancern und Virtuellen Assistenten bewährt.

Wenn du ein anderes Toolset benutzt, dann ist das natürlich kein Problem! Gerne passe ich mich an deine Vorgehensweise an.

1. Bei welchem Prozess soll ich dich unterstützen?

Du solltest dir zuerst darüber bewusst werden, welche Aufgaben du genau abgeben möchtest und wie die Prozesse aussehen, um diese Aufgaben erfolgreich zu erledigen.

Was sich ziemlich selbsterklärend anhört, kann in der Praxis ganz schön tricky sein. Oft hat man die eigenen Abläufe schon fest verinnerlicht. Sobald man diese aber einer anderen Person erklären möchte, stellt es sich als schwieriger heraus, als anfangs vermutet.

Beantworte dir deswegen zuerst folgende Fragen:
1) Welche Aufgabe(n) kann und will ich abgeben?
2) Wie sieht die konkrete Lösung dieser Aufgabe aus?
3) Welche Schritte müssen abgearbeitet werden, um diese Lösung zu erreichen?
4) Welchen Zeitaufwand (Deadline) erwarte ich für die Erfüllung der Aufgabe?
5) Welches Budget (Stunden ~ Euro) halte ich für angemessen?

Je konkreter du den Workflow erklären kannst, desto besser kannst du den Prozess übergeben und desto schneller und effizienter kann ich dich entlasten.

2. Auftragserfassung und Abstimmung über Skype

Beim ersten Treffen stimmen wir uns ab und klären die grundlegende Aufgabenstellung. Wir lernen uns kennen und gehen zusammen alle wichtigen Punkte (siehe Schritt 1) durch.
Zudem kann es auch von Vorteil sein, in regelmäßigen Abständen die Zwischenergebnisse zu besprechen und die weitere Vorgehensweise abzustimmen.

Am Ende jeder Sitzung gebe ich die Anweisungen in meinen eigenen Worten wieder. So stellen wir sicher, dass ich dein Anliegen auch voll und ganz verstanden habe.

Skype bietet sich hier an, um trotz örtlicher Distanz einen persönlichen und vertrauensvollen Kontakt zu garantieren.

Ressource: Skype – Alternativen: Google Hangouts, Team Viewer

3. Prozess-/ Projektmanagement über Trello

Um größtmögliche Klarheit zu erlangen, definieren wir einmal den Prozess in Trello. Trello ist ein übersichtliches Projektmanagement Tool, mit dem du Projekte, Aufgabenbereite und Tasks organisieren kannst.

Das hat einen entscheidenden Vorteil: Indem man den  Workflow einmal „schwarz auf weiß“ definiert hat, vermeidet man von Anfang an Unklarheiten und sorgt für ein abgestimmtes Verständnis gegenüber Prioritäten und Abläufe. Zudem erleichtert es die Übergabe an Dritte und sorgt für eine klare Rollenverteilung bei Teamarbeiten.

Ressource: Trello – Alternativen: Wunderlist, Basecamp

4. Zeitmanagement über Google Calendar

Google Calendar ist eine unkomplizierte Möglichkeit einen gemeinsamen Kalender zu führen. Die in Trello formulierten Aufgabenpakete und Meilensteine kann man so bis auf die Stunde genau einplanen. Gleichzeitig bekommt man einen guten Überblick, weil man zwischen der Wochen- oder Monatsansicht wechseln kann.

Das ist natürlich keine Pflicht und bei kleineren Aufgaben sicherlich auch nicht notwendig. Bei größeren Projekten kann es aber das Zeitmanagement deutlich verbessern.

Ressource: Google Calendar

5. Dateien austauschen über Google Drive

Google Drive eignet sich perfekt für Prozesse, bei denen Dokumente, Audioaufnahmen oder Videos ausgetauscht werden müssen. Man teilt sich einen oder mehrere gemeinsame Ordner, welche die Dateien automatischen zwischen den jeweiligen Teammitgliedern synchronisieren.

Zudem hat man die Möglichkeit mit Google Docs und Google Sheets eine kollaborative Alternative zu Word und Excel zu benutzen.

Google Drive gibt es sowohl als Browseranwendung, als auch als Desktopsoftware.

Ressoruce: Google Drive – Alternative: Dropbox

6. Teamkommunikation über Slack

Für kurzfristige Abstimmungen oder regelmäßige Zwischenstände muss man nicht unbedingt eine komplette Email formulieren. Mit Slack ist es sowohl möglich Chaträume für Teams zu eröffnen, als auch untereinander Kurznachrichten zu versenden. Hilfreich ist beispielsweise, wenn während der Bearbeitung deiner Aufgabe, noch ungeklärte Fragen auftauchen oder du merkst, dass du bei der Abstimmung noch wichtige Zusatzinformationen vergessen hast.

So bleibt die Kommunikation dynamisch und flexibel.

Slack gibt es sowohl für den PC, als auch für Smartphone oder Tablet.

Ressource: Slack – Alternative: WhatsApp, Threema